Wie auf ein Ereignis, dass den alltäglichen Geschäftsbetrieb beeinflusst, reagiert wird, hat maßgebliche Auswirkungen auf das Schadensausmaß. Daher sollten im Vorhinein nicht nur präventive Maßnahmen im Unternehmen implementiert werden, um das Restrisiko so gering wie möglich zu halten, sondern es sollten ebenfalls reaktive Maßnahmen vorbereitet werden. Schließlich existiert keine 100%ige Sicherheit und das Restrisiko wird niemals 0 betragen. Im Falle eines Ereignisses, wird es demnach Auswirkungen auf das Unternehmen geben. Die reaktive Seite der Notfall- und Krisenbewältigung sollte allerdings nicht nur als schönes Dokument für Auditoren vorliegen, sondern sollte vor allen Dingen handlich und anwendbar sein. Sind die geplanten Handlungen nicht anwendbar, so verringern sich die Auswirkungen des Ereignisses sich lediglich unmerklich oder gar nicht. Wie handlich die reaktive Seite tatsächlich geplant wurde, kann nicht nur durch eine theoretische Prüfung erfolgen. Es ist auch nicht ausreichend, wenn das Vorhandensein eines Notfallhandbuches allen bekannt ist die darin eine Rolle spielen und von eben diesen Personen ebenfalls geprüft und in der Theorie als praktikabel beschrieben wird. Denn im Falle eines Ereignisses ist nicht die Zeit vorhanden noch einmal genau nachzulesen, wie der Krisenstab zu alarmieren ist, wer genau einberufen werden soll, wo man sich trifft oder welche Notfallpläne und Ressourcen überhaupt existieren. Diese Abläufe müssen für eine adäquate Reaktion vertraut sein. Damit sie vertraut sind, müssen sie mindestens einmal erprobt worden sein. Dies das erste Mal während einer Krise zu machen, ist nicht empfehlenswert. Eine Handlungssicherheit der Abläufe ist defacto nicht vorhanden und die reaktiven Maßnahmen greifen kaum. Die Reichweite der Auswirkungen wäre vergleichbar mit dem Szenario, dass keine reaktive Seite vorhanden ist.
Das untenstehende Bild verdeutlicht, wie sich funktionierende Vorsorge und Reaktion auf das Schadensausmaß auswirken. Ebenfalls wird sichtbar, dass die Vorsorge überhaupt erstmal nur soweit gehen kann, wie das Schadenspotential von entsprechenden Gefahren für die Organisation bekannt ist.

Abbildung 1 Auswirkung von Vorsorge und Reaktion auf das Schadensausmaß für eine Organisation bei einwirkenden Gefahren

Auf Auswirkungen von Gefahren, welche noch unter der Wasseroberfläche liegen, kann erst bei Eintritt eben dieser reagiert werden. Daher ist es unumgänglich, dass für ein vollumfängliches Notfall- und Krisenmanagement die im Unternehmen ablaufenden Prozesse bekannt sind und mögliche Gefahren identifiziert wurden. Problematisch sind oftmals Kaskadeneffekte, da die Komplexität des Unternehmens nicht vollständig erfasst wurde und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Prozessen, insbesondere zwischen verschiedenen Abteilungen, nicht bekannt sind. Tritt eine Gefahr ein, so kommt es zu unbekannten Wechselwirkungen, auf die eine Vorbereitung wegen fehlender Kenntnis nicht möglich war. Um eben dies zu verhindern, sollten die Prozesse im Unternehmen im Rahmen einer Business Impact Analyse (BIA) identifiziert werden. Doch die BIA geht weiter als eine reine Prozessanalyse. Die wichtigsten Aspekte einer BIA belaufen sich auf Vollständigkeit und Aktualität, Abhängigkeiten, Risikobereitschaft und -reduktionspläne, Einbeziehung von nicht-monetären Impacts und die Priorisierung von Risikoreduktionsplänen und kontinuierlicher Verbesserung. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, schauen Sie doch gerne bei unserem Blogartikel Die 5 wichtigsten Punkte einer Business Impact Analyse vorbei.
Damit auf der reaktiven Seite die Abläufe auf strategischer, taktischer und operativer Seite reibungsfrei funktionieren können diese auf verschiedenste Weise beübt und getestet werden. Auf strategischer Ebene befindet sich der Krisenstab, welcher als Aufgabe hat, die Übersicht über die Lage zu behalten und Entscheidungen bezüglich weiterer Maßnahmen zu treffen. Näheres über den Aufbau und die Aufgaben in einem Krisenstab eines Unternehmens finden Sie unter Den Überblick behalten: Der Notfall- und Krisenstab.
Insbesondere der Krisenstab sollte als das entscheidungstreffende Gremium eine hohe Handlungssicherheit im Falle einer Krise aufweisen. Wie die Zusammenarbeit und Abläufe im Krisenstab funktionieren, kann im Vorhinein im Rahmen einer Krisenstabsübung erprobt werden. Hierbei reagiert der Krisenstab auf ein Szenario, welches vorher ausgearbeitet worden ist. Das Szenario ist hierbei auf das Unternehmen zugeschnitten, beinhaltet Einspieler auf die der Krisenstab neben der Abarbeitung des großen Problems ebenfalls bearbeiten muss. Insbesondere ist die Übung dafür da, dass die Personen, welche im Krisenstab sitzen, sich mit ihrer Rolle vertraut machen und lernen in dieser Konstellation zu arbeiten, da die einzunehmende Rolle nicht deckungsgleich mit ihrer alltäglichen Arbeit ist und auch die Kollegen, welche mit ihnen im Stab sitzen, zwar vielleicht vertraut sind, jedoch noch nicht mit diesen gearbeitet wurde. Eine Übung hilft neben der Austestung, ob die geplanten Maßnahmen praktikabel sind, ebenfalls dabei diese Maßnahmen weiterauszureifen, um sie noch handlicher zu machen. Durch eine Übung fällt den einzelnen Teilnehmenden auf, was ihre Arbeit noch erleichtern würde und woran eventuell noch gar nicht gedacht wurde. Einen weiteren Nebeneffekt hat es außerdem, wenn eine Krisenstabsübung abgehalten wird: es kommt zu einer Vernetzung der Teilnehmenden, welche aus unterschiedlichen Abteilungen sind. Dies sorgt dafür, dass ein größeres Verständnis für die Arbeit Anderer existiert und bringt auf diese Art und Weise Wertschätzung und Nachsicht mit sich. Das kann eine Auswirkung auf die alltägliche Arbeit haben und Prozessabläufe zwischen verschiedenen Abteilungen reibungsloser werden lassen. Und auch wenn eine Übung einige Künstlichkeiten mit sich bringen kann, die in der Realität nicht so zu lösen wären, so ist doch ein merklicher Mehrwert zu vermerken, sollte es zu einem Ereignis in der Realität kommen.

Im Mai 2019 haben wir von der Firma IUGITAS eine Stabsrahmenübung mit einem unserer Kunden durchgeführt, um die strategische Ebene zu beüben. Hierbei handelte es sich um die aller erste Übung, die der Krisenstab durchgeführt hat, nachdem er erst kurz zuvor ins Leben gerufen wurde. Bereits vor der Bildung eines Krisenstabes hatte das Unternehmen mit Vorfällen zu tun und musste auf Auswirkungen reagieren. Die Reaktion, welche das Unternehmen vor der Einführung eines formellen Notfall- und Krisenmanagements hatte, beschrieb dieses als eher unkoordiniert und unsystematisch. Die Übung war darauf ausgelegt insbesondere die Methodik vom Führungsvorgang und der Kommunikationswege zu erlernen und in der Praxis zu festigen. Ebenfalls sollte durch die Abarbeitung eines von uns ausgearbeiteten Szenarios die eigene Rolle in der Krisenbewältigung verstanden und ein adäquates Ressourcenmanagement erlernt werden. Insgesamt 11 Teilnehmende hatte die Übung, welche verschiedene Fachberater, die Logistik, Einsatzleiter vor Ort und Mitglieder einer Entscheidungsgruppe, sowie -umsetzer umfasste. Das Szenario wurde souverän bewältigt und in einigen Bereichen wurde Optimierungspotential festgestellt. Dieses konnte im Nachhinein vom Unternehmen in das Notfall- und Krisenmanagement eingearbeitet werden.
Mitten in der Nacht circa ein Jahr nach der Übung war es dann so weit. Eine Meldung kam herein, dass ein potentiell sehr gravierendes Ereignis aufgetreten war. Ohne auf das Ereignis zu reagieren, würden für das Unternehmen nicht mehr akzeptable Auswirkungen auftreten. Schnell wurden die relevanten Personen informiert, um an einer Lösung zu arbeiten. Der Großteil der Anwesenden war bei der Übung 2019 dabei und die Abläufe für eine Alarmierung und Zusammenarbeit waren noch bekannt. Auch der Umgang mit einer potentiell sehr schnell sehr komplexen Situation war nicht mehr unbekannt. Das gab den Personen die nötige Handlungssicherheit, um souverän auch auf ein reales Ereignis zu reagieren. Im Vergleich zu vorherigen Vorfällen, war die Reaktion systematischer und ruhiger. Und auch wenn man nie hofft, dass ein Ereignis mit verheerenden Auswirkungen eintritt, so ist es doch besser auf diese Möglichkeit vorbereitet zu sein.

Sie würden gerne Ihren Krisenstab austesten und auf die Probe stellen? Schreiben Sie uns!