Der Eintritt eines unternehmenskritischen Ereignisses kann zu jeder Zeit geschehen. Die Auswirkung auf das Unternehmen können von Fall zu Fall dabei vollkommen unterschiedlich sein. Dabei kann es im schlimmstens Fall um Menschenleben gehen. Daher ist es essentiell, dass ein Unternehmen über einen ausgebildeten Notfall- und Krisenstab verfügt, der sich dieser Verantwortung bewusst ist.
Als Krisenstab bezeichnet man eine Stabsstelle innerhalb einer Organisation zum Notfall- oder Katastrophenschutz. Der Krisenstab selbst übernimmt nicht die Führung, sondern funktioniert nur unter einem führungserfahrenen und alleinverantwortlichen Leiter. Dies stellt sicher, dass auch unter hohem Druck Entscheidungen schnell getroffen und mit vereinten Kräften umgesetzt werden können. – Wikipedia
Zusammengefasst plant, koordiniert und überwacht ein Notfall- und Krisenstab alle Aktivitäten der Krisen- oder Notfallbewältigung und steuert die Bereitstellung relevanter Informationen und Ressourcen.
Eskalationspfad von Ereignissen
Dabei unterscheidet man zwischen einer Allgemeinen Aufbauorganisation (AAO), unter der man gemeinhin die alltägliche Linienorganisation versteht und der Besonderen Aufbauorganisation (BAO) die als dynamische Organisationsform im Ereignissfall zusammentritt. Dieses zentrale
Krisenreaktionsinstrument wird nur dann eingesetzt, wenn ein Vorfall hinreichend gravierend erscheint, um diese besondere vom Alltag losgelöste Aufbauorganisation einzuberufen.
Die richtigen Stabsmitglieder
Neben der notwendigen Expertise zur Bewältigung eines Notfalls oder einer Krise sollten die handelnden Personen auch in Stresssituationen stets kühlen Kopf bewahren können. Dabei bietet eine gesunde Mischung von Mitarbeitern aus den verschiedensten Unternehmensbereichen wie u.a. Geschäftsführung, IT, Rechtsabteilung, Personal und Kommunikationsabteilung die notwendigen Perspektiven zu einem Sachverhalt. Die Mitglieder des Notfall- und Krisenstabes werden dabei unter Umständen mit erweiterten Kompetenzen ausgestattet als sie in ihrer Linienorganisation inne hätten. Dabei kann es sogar im Einzelfall zu einer Umkehr von Weisungsbefugnissen kommen. Im Anschluss der Ereignisbewältigung kehren die Mitglieder des Stabes wieder in ihre ursprüngliche Rollen- und
Aufgabenverteilung im Unternehmen zurück.
Die Zusammensetzung eines Notfall- und Krisenstabes, sowie dessen personelle Stärke hängt von der Unternehmensgröße und dem Ereignis ab. Jedoch hat die Erfahrung gezeigt, dass mindestens wesentliche Rollen besetzt werden müssen:
- Leiter des Stabes
- Informationsgewinnung und Bereitstellung (Lage)
- Interne und externe Kommunikation
- Dokumentation
Der Krisenstab sollte als Team agieren, da Hierarchiestrukturen während der Ereignisbewältigung stark abgeflacht sind, was u. a. eine offene Kommunikation untereinander fördert. Idealerweise unter einem führungserfahrenen und allein verantwortlichen Leiter des Stabes. Nur dadurch ist sichergestellt, dass auch unter hohem Druck Entscheidungen schnell getroffen und mit vereinten Kräften umgesetzt werden können. Sollte diese Funktion nicht von der obersten Leitungsebene gestellt werden, ist es wichtig, dass der Krisenstabsleiter die notwendigen Entscheidungskompetenzen innehat.
Im günstigsten Falle sind die die potentiellen Stabsmitglieder auf verschiedene Rollen und deren Aufgaben trainiert und können unterschiedliche Positionen einnehmen. Ein Knackpunkt ist häufig die Alarmierungsfähigkeit der Stabsmitglieder. Nur wenige halten dafür explizite Bereitschaftspläne vor und verfügen über ein Alarmierungssystem.
Aufgaben des Notfall- und Krisenstabes
Die wichtigste Aufgabe des Notfall- und Krisenstabes ist die Überwindung der „Chaosphase“ und der Bereitstellung von Sofortmaßnahmen zur Eindämmung des Ereignisses. Dabei ist des wichtig die Lage möglichst umfänglich zu erfassen und aus unterschiedlichen Perspektiven zu beurteilen. Das Ziel stellt hierbei schlimmstenfalls die Rettung von Menschenleben sowie den Schutz von Umwelt und Sachgütern dar. Alltäglicher ist jedoch das unternehmerische Ziel, also die zeitnahe Fortführung der Geschäftstätigkeit. Das Vorgehen ist jedoch grundsätzlich das Gleiche.
Die Mitglieder des Stabes haben dabei die Aufgabe den Leiter des Stabes bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen und die Umsetzung der Maßnahmen zu initiieren bzw. zu überwachen. Dazu verwendet man den auch unter „PDCA-Zyklus“ bekannten Führungskreislauf.
Zu den wesentlichen Aufgaben der Arbeit des Notffall- und Krisenstabes zählt:
- sich umfassend über die aktuelle Lage zu informieren und zusätzliche Lageinformationen als (Gesamt-)Lagebild kontinuierlich fortzuschreiben
- den Informationsfluss in den Stab hinein und aus dem Stab heraus zu strukturieren
- vorbereitete Notfallpläne auszuführen/anzuweisen sowie weitere Maßnahmen zu veranlassen, zu koordinieren und zu überwachen
- aktuelle Informationen für Entscheidungsträger innerhalb des Unternehmens und ggf. der Behörden bereitzuhalten
- die interne und externe (Krisen-) Kommunikation zu koordinieren bzw. zu übernehmen
- eine revisions- bzw. gerichtsfeste Dokumentation der Entscheidungen und durchgeführten Maßnahmen sicherzustellen
Nach dem Notfall ist vor dem Notfall
Nach der erfolgreichen Bewältigung eines Vorfalls sind meist alle Beteiligten froh möglichst schnell wieder in den Alltag zurückzukehren. Dabei ist eine Nachbereitung des Ereignisses extrem wichtig. Es bietet die Möglichkeit alle getroffenen Entscheidungen und durchgeführte Maßnahmen sowie etwaige Schwachpunkte und Probleme zu analysieren und auszuwerten. Damit können dann Pläne optimiert und das Vorgehen verbessert werden. Der Lerneffekt sollte dabei auch auf nicht beteiligte Mitglieder des Notfall- und Krisenstabes erweitert werden.
Eine solche Lessones learned kann auch von einem externen Experten moderiert und durch sein Fachwissen angereichert werden um einen doppelten Lerneffekt anhand eines konkreten Vorfalls zu erhalten. Die damit einhergehende Schulung ist dann weniger abstrakt.
Ansonsten gilt wie immer: Üben. Üben. Üben.
